Informationen zum Datenschutz für Aktionär*innen der LEONI AG
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der LEONI AG (nachstehend „wir“ bzw. „uns“) sehr wichtig. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir unsere Aktionär*innen, Aktionärsvertreter*innen und sonstige Teilnehmer unserer Hauptversammlung über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.
Weitere Informationen zum Datenschutz der LEONI AG finden Sie unter: hier.
Verantwortlicher:
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die LEONI AG. Sie erreichen die LEONI AG unter:
LEONI AG
Corporate Investor Relations
Marienstraße 7
90402 Nürnberg
Telefon: +49 911 2023-0
Fax: +49 911 2023-455
E-Mail: invest@leoni.com
Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten der LEONI AG unter:
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) und aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.
Aktien der LEONI AG sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse der Aktionärin bzw. des Aktionärs sowie – bei Stückaktien – der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Die Aktionärin bzw. der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.
In der Regel leiten die beim Erwerb, der Veräußerung oder der Verwahrung der Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute/Depotbanken für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Pflichtangaben und weiteren Angaben (z. B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Berufsgruppe und Einreicherbank) an uns weiter. In einigen Fällen kann die LEONI AG personenbezogene Daten auch unmittelbar von den Aktionär*innen erhalten.
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte, Aktionärsnummer und Informationen zur Anmeldung) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten Ihrer Aktionärsvertreter*innen zu den im AktG vorgesehenen Zwecken, insbesondere zur Führung des Aktienregisters, der Kommunikation mit Ihnen als Aktionär*in und der Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für diese Zwecke rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG (insbesondere §§ 67, 118 ff. AktG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO. Erfolgt die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung i. S. v. § 118a AktG, ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung sowie für die Verfolgung im Wege der elektronischen Zuschaltung rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 118a ff. AktG.
Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation unserer Hauptversammlungen erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO).
Daneben verwenden wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) und Abs. 4 DSGVO zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionär*innen).
Zudem verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und/oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch, soweit dies für die Wahrung berechtigter Interessen der LEONI AG erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO), unter anderem für statistische Zwecke, die Bearbeitung von Kontakt- und Service-Anfragen, Zusendung von Geschäftsberichten oder die Teilnahme als Gast an der Hauptversammlung.
In unserem HV-Aktionärsportal verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur für den Zweck, für den Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben, also z. B. um Ihnen Zugang zu den Hauptversammlungsservices einschließlich der Verfolgung einer Hauptversammlung im Wege der elektronischen Zuschaltung zu ermöglichen, eine individuelle Registrierung und elektronische Anmeldung am HV-Aktionärsportal vorzunehmen, für die Dokumentation Ihrer Online-Anmeldung zur Hauptversammlung, für die Dokumentation von Online-Bestellungen (insbesondere von Eintrittskarten), für die Dokumentation von Ihnen per Briefwahl abgegebener Stimmen, für die Dokumentation über Ihre mittels Vollmacht erfolgende Vertretung in der Hauptversammlung durch den jeweils Bevollmächtigten und Ihrer gegebenenfalls erteilten Weisungen, für die Einreichung vorab gestellter Fragen im Falle einer virtuellen Hauptversammlung, für eine Kontaktaufnahme bei Kontakt- und Serviceanfragen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung oder um Ihnen Zugang zu bestimmten Informationen zu verschaffen.
Sollten Sie in unserem HV-Aktionärsportal Ihre Einwilligung zur Kontaktaufnahme durch elektronische Kommunikation für die Zusendung der Einladung zur Hauptversammlung, für die Teilnahme an einem Aktionärsgewinnspiel oder die Zusendung weiterer Informationen der LEONI AG erteilt haben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse auf Grundlage der jeweils erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO).
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informieren.
Empfänger Ihrer Daten:
Zur Führung des Aktienregisters sowie zur Abwicklung der Hauptversammlung (z. B. für Druck und Versand der Einladungsunterlagen oder zur Durchführung unserer Hauptversammlung) setzen wir zum Teil externe Dienstleister sowie konzernverbundene Unternehmen ein, die im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung werden unsere Partner sorgfältig ausgesucht und sind nach Art. 28 DSGVO zur Beachtung der Datenschutzstandards der LEONI AG verpflichtet. Die von uns beauftragten Dienstleister und konzernverbundenen Unternehmen verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der LEONI AG, des Konzernverbunds und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.
Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.
Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere Aktionär*innen der LEONI AG bzw. Aktionärsvertreter*innen nach § 129 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung einsehen. Wenn Sie einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung stellen, Gegenanträge oder Wahlvorschläge einreichen möchten, müssen wir Ihren Namen ggf. unter bestimmten Voraussetzungen veröffentlichen. Erfolgt die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung i.S.d. § 118a AktG, werden personenbezogene Daten von Aktionär*innen bzw. Aktionärsvertreter*innen, die ihr Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG) anderen Aktionär*innen und Aktionärsvertreter*innen zur Verfügung gestellt. Dies gilt auch für Fragen, die Aktionär*innen bzw. Aktionärsvertreter*innen gegebenenfalls vorab eingereicht haben, für vorab eingereichte Stellungnahmen mit Bezug zur Tagesordnung und im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen.
Drittlandstransfers:
Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften, eine Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen) vorhanden sind.
Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei Dienstleistern in Drittländern können Sie unter unserer den oben genannten Kontaktdaten anfordern.
Speicherdauer:
Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die personenbezogenen Daten nicht mehr für etwaige Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und keine anderweitigen gesetzlichen (z.B. aktien-, handels- und/oder steuerrechtliche) Nachweis- und Aufbewahrungspflichten oder Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen.
Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.
Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies z.B. im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist.
Rechte der Betroffenen:
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, unter den oben genannten Kontaktdaten Auskunft (Art. 15 DSGVO) über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu beantragen.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten.
Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO), können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO), haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Unsere allgemeinen Datenschutzhinweise, insbesondere zur Nutzung der LEONI Webseite, finden Sie unter https://www.leoni.com/de/datenschutz/.